¿Quiere compartir archivos sin problemas? Debido a la demanda popular de compartir cualquier detalle de la vida en las redes sociales, la tendencia se refiere también a los documentos. Si navega por el mercado en línea, varias aplicaciones están tratando con esta opción, pero es necesario escoger la mejor opción para evitar cargos ocultos, o incompatibilidad con un negocio. Aquí hay una guía de compradores para los servicios de intercambio de documentos, y una descripción de lo que es el intercambio de documentos en particular.
¿Qué es la gestión de documentos?
Sólo unas pocas personas saben que el intercambio de documentos está controlado por la regulación de gestión de documentos. Y, no es una sorpresa porque dicho soft designado no es tan popular. Aunque los buscadores deben prestar atención a su aplicación. Puede ahorrar tiempo y contribuir a la eficiencia en el flujo de trabajo. El software de gestión de documentos o los servicios especializados de intercambio de documentos están destinados a ayudar a los usuarios a crear, compartir, realizar un seguimiento de todos los archivos, formularios, fotos, contratos, etc.
Estas herramientas incluyen las funciones integradas que se ocupan de la captura de imágenes, la barra de búsqueda de documentos y la navegación fácil. Además, si las personas comparten archivos en la nube, hay capacidades integrales para este tipo de implementación. Por ejemplo, existe una protección de autenticación de dos factores de los datos.
Los beneficios de compartir documentos en línea
Cuando los usuarios comparten documentos en línea utilizando el software designado, pueden beneficiarse de múltiples maneras. Por ejemplo, tales herramientas eliminan la necesidad de papeleo manual pesado. Otras ventajas son:
- Accesibilidad. Una persona puede compartir archivos y acceder a ellos desde cualquier dispositivo que se conecte a Internet, y en cualquier momento posible;
- Colaboraciones Los servicios para compartir documentos son un tipo de red social, donde las personas pueden otorgar acceso a otras personas para ver un archivo;
- Riesgo preventivo. Los desarrolladores de software aplican diferentes medidas de protección para proteger los documentos del acceso no autorizado, piratería informática, delitos informáticos e incluso de un desastre natural. Especialmente, la última opción se presenta perfectamente cuando las personas comparten archivos en la nube. Allí todos los datos se almacenan de forma segura.
- Ahorrando dinero Dichas herramientas se consideran primero asequibles. Luego, al digitalizar toda la documentación en línea, requieren menos dinero para imprimir y, por lo tanto, se reduce el almacenamiento de documentos físicos.
Junto con los beneficios mencionados anteriormente, las personas pueden ganar recurriendo a integraciones. Por ejemplo, el departamento de recursos humanos trabaja no sólo con las generaciones de nómina sino también con un gran flujo de documentos. Por lo tanto, si integra herramientas de gestión de nóminas y documentos, resultará en la eficiencia y productividad del departamento.
¿Cuáles son las características de los mejores servicios para compartir documentos?
Antes de pasar a los representantes de las aplicaciones para compartir archivos, veamos las características más comunes que se encuentran en el mercado. Son:
- El archivo. Cree un repositorio para almacenar archivos confidenciales o documentos con datos confidenciales.
- Búsqueda de texto completo. Busque un archivo que indique palabras clave en una barra de búsqueda.
- Autorizará el acceso. Permita que algunas categorías de personas ingresen a una cuenta personal y verifiquen los documentos almacenados allí. Tenga cuidado, cuando las personas comparten documentos con otros, los últimos solo pueden verlos al recibir un enlace.
- ORC Aproveche la captura de imágenes.
Otras características, por ejemplo, pueden referirse a la optimización móvil cuando una persona puede acceder al servicio de documentos y compartir archivos en la nube utilizando cualquier dispositivo. Ahora, es hora de conocer los mejores servicios para compartir documentos en 2020.
Software de ManageMart
Este proveedor no se considera como uno de servicios para compartir documentos, pero distribuye perfectamente los productos permitiendo a las personas compartir archivos en la nube. Además, tiene dos premios por las características y es confiable para compañías como LittleBuddies y Peak, Int. En cuanto a las principales capacidades de su software, hay:
- Aplicación móvil. Tanto los usuarios de iOs como de Android pueden descargar una aplicación independiente al teléfono móvil y administrar los documentos mientras viajan.
- Exportación y Conversión de archivos. Comparta archivos en el conjunto de la nube en un formato particular. Funciona con PDF, Docs, JPG, PNG y muchos más.
- Repositorio central. Junto con la búsqueda en los archivos, una persona puede verificar cuáles fueron las últimas ediciones o quién abrió un documento.
Además, su software está perfectamente diseñado para el uso diario. Y, las pequeñas y grandes empresas junto con los trabajadores independientes pueden recurrir a su aplicación. Ofrecen una prueba gratuita de 7 días para esta aplicación y muchas otras.
Noodle Intranet
Comparta archivos en la nube con esta útil herramienta y olvídese de los retrasos en el sistema. Use el administrador de tareas o cree las carpetas que categorizan los documentos según las fechas, la prioridad y el contenido. De lo contrario, un posible comprador puede elegir su versión local. En cuanto a las capacidades integradas, los usuarios pueden disfrutar de:
- Álbum de medios. Hay un lugar separado en el sistema para almacenar los documentos representados. Además, es posible vincular a servicios de video externos como YouTube.
- Inicio de sesión único. Permite a los usuarios conectar todos los dispositivos simultáneamente simplemente ingresando un nombre de usuario y contraseña.
Los precios de este servicio comienzan desde $ 125 por mes si elige una implementación basada en la nube, y una tarifa única de $ 9,500 si se refiere a la aplicación local. Además, hay una opción de prueba gratuita.
PandaDoc
Cree, comparta o edite los documentos con esta plataforma en línea. Funciona bien con contratos, fotos, acuerdos, garantías de ventas e incluso cotizaciones. Y es ideal para los departamentos de recursos humanos, marketing y ventas. A pesar de que este software es muy solicitado en pequeñas y grandes empresas, cualquier profesional independiente puede aplicarlo fácilmente para fines personales. Si hablamos de los beneficios, un posible comprador puede encontrar:
- Marca. Al editar documentos, es posible adjuntar un logotipo y una marca para ayudar a otras organizaciones con las que el usuario comparte archivos para identificar rápidamente la empresa.
- Analítica granular. Se trata de monitorear el estado de los archivos. Por ejemplo, una persona puede verificar si un archivo fue editado, abierto o redactado. Además, hay un estado de ubicación del documento. Entonces, básicamente, los usuarios pueden ver el ciclo de vida de cualquier papel digitalizado.
Para compartir archivos en la nube, es necesario elegir el plan de precios. Hay cuatro de ellos, $15 individuales, $49 comerciales, precios personalizados para empresas y API que comienzan desde $375 por mes. De lo contrario, comuníquese con el proveedor para solicitar una prueba gratuita.