¿Busca tener la mejor herramienta para almacenar los archivos? Podría ser una tarea difícil si se refiere a un siglo anterior. Hoy en día, en lugar de separar la documentación en orden cronológico o carpetas, cualquiera puede recurrir a un software de gestión documental
designado que lo protegerá de pérdidas y extravíos. Hay herramientas gratuitas o de pago, hay muchas. Pero, ¿cómo elegir el mejor asistente y qué funciones útiles deberían estar presentes en todo momento?
¿Qué es gestión documental?
La gestión documental o también llamada DMS es un conjunto profesional de herramientas destinadas a realizar un seguimiento, administrar, almacenar, actualizar los archivos electrónicos recuperados de un escáner o de Internet. Por lo tanto, si lo usa, una persona puede organizar y controlar fácilmente cualquier dato sin problemas. Además, minimizará los costos de pérdida de datos confidenciales. Una vez que se ocupa de un documento por adelantado, no es necesario recurrir a expertos que puedan recuperarlo y recuperarlo. Por lo tanto, los programas de gestión documental son un enfoque avanzado para gestionar la información digitalizada que, a su vez, contribuye al entorno sin papel.
¿Cuáles son las principales características de gestión documental?
Tenga en cuenta que la cantidad de características variará de un desarrollador a otro. Pero, una persona siempre debe prestar atención a un conjunto estándar de opciones. Para tener éxito en la selección de un sistema de gestión documental en particular, un comprador potencial debería optar mejor por una versión de prueba o demostración gratuita. Tal oportunidad aprovecha la oportunidad de reconocer las características de antemano e informar al proveedor si una o varias son incompatibles con una industria. Por lo general, se ofrecen pruebas gratuitas durante una semana o un mes, pero verifíquelo comunicándose con el proveedor. Pasando a las capacidades, busque las siguientes opciones del software de gestión documental:
- Captura de archivos. Las tecnologías ORC o digitalizadas pueden ayudar a aprovechar cualquier tipo de documento. Entonces, lo único que una persona debe hacer después es su asignación.
- Almacenamiento. Comparta, edite y acceda a los archivos en pocos minutos. La gestión avanzada de documentos permitirá a los usuarios hacer un photoshop de las imágenes si es necesario, y adjuntar los filtros o decorar la documentación.
- Búsqueda de texto completo. No es necesario perder el tiempo navegando por el feed para encontrar una carpeta o archivo relevante. Escriba una palabra clave o una oración, y un sistema mostrará varios documentos que puede buscar.
- Control de permisos. Si una empresa maneja los datos confidenciales que deberían protegerse o permanecer confidenciales, otorgue acceso a los usuarios que puedan recuperarlos. Además, una vez más, los programas modernos de gestión de documentos ayudan a ver la última actividad realizada en un archivo, y verificar las enmiendas o incluso hacer una copia de seguridad del archivo a la versión anterior.
- Importador. Compartir los archivos en formatos estándar es algo común. ¿Qué pasa con la aplicación de algo, excepto PDF y documentos. Consulte con el proveedor qué formatos son compatibles o pregunte si es posible agregar sus formatos preferidos.
- Herramienta de optimización. ¿Quiere editar el documento desde un dispositivo móvil? Los momentos en que un empleado tenía que estar pegado a la silla de la oficina pasaron a un segundo plano. Ahora, una persona puede acceder al repositorio de archivos incluso mientras viaja.
Además, si se habla de la seguridad de los datos, los posibles buscadores pueden conocer qué medidas de protección están disponibles. El inicio de sesión y la contraseña se pueden piratear, y toda la información se puede usar contra la empresa. Entonces, antes de comprar un sistema de gestión de documentos, piense en la autenticación y el cifrado de dos factores. El primero funciona enviando un código generado aleatoriamente al dispositivo móvil de un usuario que debe ingresar junto con el nombre de usuario y la contraseña. El segundo protege los documentos cambiando el texto a un formato ilegible. ¿A qué más deben prestar atención las partes?
Los tipos de implementación son cruciales
Si una persona lee buenos comentarios sobre una herramienta de gestión documental online, no significa que se ajuste a su empresa. En Internet, hay guías para los representantes más populares, pero solo a veces mencionan los tipos de implementación. A partir de ahora, hay dos de ellos, y difieren radicalmente.
En la premisa. Una persona debe elegir este tipo solo si puede pagar cargos adicionales. Sus documentos estarán perfectamente almacenados y protegidos, así como también hay muchas características exclusivas de cualquier industria. Pero, si el presupuesto es limitado, no es adecuado. Por ejemplo, una persona necesitará instalar hardware adicional y ser el único responsable de la actualización y el mantenimiento. Y, por supuesto, puede costar algo de dinero. Por otro lado, se encuentra en el servidor del proveedor y se considera un enfoque avanzado para administrar los datos. Pero, requiere una licencia.
Ubicación basada en la nube. Esta oferta es para personas que no pueden presumir de una buena capacidad de pago o que solo quieren ahorrar dinero, ¿por qué no? Dicho sistema de gestión documental se encuentra en una nube y se puede acceder fácilmente desde cualquier dispositivo. Además, hay más opciones en el mercado y, en consecuencia, más oportunidades de encontrar características interesantes y útiles. No requiere ninguna licencia, una persona tiene que pagar por mes o usuario, y disfruta de editar y almacenar los documentos.
Al elegir el proveedor, solicite su consejo sobre el tipo de implementación y encuentre el que cumpla con todos sus criterios.
¿Cuales son los beneficios del sistema de gestión documental?
Uno de los beneficios más atractivos de la aplicación de gestión documental es la integración. Por ejemplo, si una empresa solía trabajar con un sistema de gestión documental, no hay necesidad de deshacerse de él de una vez y para siempre. Intégrelo con un nuevo sistema, comparta los archivos y mantenga un doble repositorio de archivos para estar seguro. Luego, si elige las aplicaciones avanzadas, cuentan con atención al cliente profesional. Dichos equipos trabajan ayudando a los usuarios las 24 horas del día, los 7 días de la semana y reparando los errores incluso a altas horas de la noche. Además, si es necesario, pueden organizar un tutorial sobre gestión documental y proporcionar instrucciones a una empresa. Pero, en la mayoría de los casos, el principio de la aplicación es fácil para las personas que no tienen conocimientos técnicos.
Si nunca ha trabajado con programas de gestión documental, pruebe la solución Managemart. Esta compañía fue premiada dos veces por sus características, y pueden presumir de la colaboración con Edgebrook Services y Littlebuddies. Si se contacta con ellos ahora, es posible probar gestión documental con una prueba gratuita de 7 días. Después de eso, cualquiera administrará los documentos como un profesional.