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¿Cuál es la importancia de la gestión documental?

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¿Cuál es la importancia de la gestión documental?

Los momentos en que la gente descuidaba la importancia de almacenar información en orden archivada como un historial. Hoy en día, todos los días cualquier tipo de negocio se enfrenta a piratería o acceso no autorizado a su documentación. Es bueno si no tiene datos confidenciales, pero mantenerlos seguros es una medida útil que lo privará de consecuencias negativas.

Por ejemplo, no desea perder los archivos escaneados de pasaporte, diploma o certificado de nacimiento, ¿verdad? Por lo tanto, para ayudar a los usuarios a manejar archivos como PRO, es necesario recurrir a un software de gestión de documentos designado. Veamos cómo contribuye a un negocio.

¿Para qué sirve la gestión documental?

O bien, lo que se llama DMS es un conjunto de soluciones para realizar un seguimiento, almacenar, grabar y recuperar imágenes o archivos escaneados o digitalizados de Internet y fuentes externas. El objetivo principal de la implementación de un programa profesional de gestión documental es la organización y el control de los archivos. Por lo tanto, como resultado, cualquier usuario tiene un repositorio avanzado donde puede guardar documentos regulares y de alto secreto.

A partir de ahora, hay muchos instrumentos de este tipo, especialmente si se habla del mercado móvil de las aplicaciones. Hay herramientas gratuitas y de pago que cuentan con muchas características, como leer de noche o resaltar el texto con una antorcha móvil. En la mayoría de los casos, los jóvenes que los aplican piensan en un diseño genial pero se olvidan de la comodidad. Si se habla de empresas, ellas, a su vez, se preguntan cómo encontrar un sistema de gestión documental con una interfaz fácil de usar para que todos los equipos puedan comenzar a aplicarlo sin capacitación.

Tenga en cuenta que, en ambas variantes, si es nuevo en dichas implementaciones o si solía tener la experiencia, vale la pena probar una versión de prueba o demostración gratuita del producto. Dicha opción ayudará a los compradores potenciales a reconocer las características exclusivas de un proveedor y dejar sus comentarios sobre la relevancia de dicho gerente documental.

¿Cómo beneficia a las empresas?

En primer lugar, borra el almacenamiento de una computadora. Si una de las partes opta por tener una herramienta de gestión documental basada en la nube, todos los datos se almacenarán en una nube. Entonces, ayuda a deshacerse de los duplicados. Dichos sistemas tienen capacidades incorporadas para escanear archivos duplicados y eliminarlos con el permiso de un usuario. Además, según el proveedor del gestor documental, los compradores potenciales pueden encontrar las siguientes características útiles:

  1. Análisis granular. Este nombre incómodo significa monitoreo simple de archivos en tiempo real. Una persona puede verificar dónde está su archivo después del envío, a cuántas personas fue redirigido también, si está redactado o editado, etc.
  2. Constructor de marcas y logotipos. Si desea que otros descarguen los documentos con un logotipo o marca designada que represente a su empresa, use plantillas listas para usar y decore cualquier archivo posible.
  3. Álbum de medios. También puede haber un repositorio separado de fotos y videos en caso de que no desee mezclarlo todo con la documentación.
  4. Búsqueda fácil Ahorre tiempo buscando un archivo en particular. Una persona puede insertar un texto completo o una palabra clave, y un sistema de herramienta de gestión documental mostrará todas las coincidencias encontradas.
  5. HTML 5 Optimización móvil. Acceda al almacenamiento a través de cualquier dispositivo móvil que se conecte a Internet. HTML 5 permitirá que cualquier pantalla acomode el programa.
  6. Escalabilidad. ¿Quiere ampliar el almacenamiento o pensarlo dentro de un año? No importa, es una práctica común cuando una persona requiere más almacenamiento para los archivos. Active esta función y luego podrá actualizarla.

Es una especie de muestra de características del programa gestión documenta. Algunos proveedores también ofrecen un sistema de gestión documental que lo ayuda a integrarlo con otro software existente. Y algunos cuentan con sus medidas de seguridad. Pero, en todo momento, es importante prestar atención al tipo de implementación.

¿Por qué es importante el tipo de implementación?

Como cualquier tipo de software, el sistema de gestión documental no difiere en la etapa de implementación. Hay dos opciones que también se presentan de manera diferente en el mercado. En las instalaciones es menos popular entre las pequeñas y medianas empresas. Y, uno basado en la nube es elegido por todo tipo de empresas, pero la mayoría, por supuesto, las pequeñas. Compruebe la diferencia que puede ser crucial al comprar este sistema de gestión documental.

DMS basado en la nube:

  • Menor costo a partir de $ 3 hasta $ 50 $ por mes o usuario (obtenga más información con un proveedor seleccionado);
  • Una persona asignada es suficiente para hacer frente a la constante actualización o instalación de características adicionales. Pero, en la mayoría de los casos, solo el desarrollador es responsable de ello;
  • Acceso desde cualquier dispositivo que se conecte a Internet. Además, a veces hay aplicaciones independientes para usuarios de Android e iOS;
  • Actualizaciones automáticas del desarrollador de software. Diariamente, cada hora, mensualmente, según su preferencia.
  • DMS en las instalaciones:
  • Requiere una licencia para operar con su aplicación. Por lo general, una opción costosa;
  • El comprador es responsable de la actualización y la instalación de hardware adicional;
  • Necesita personal de TI para mantener módulos de gestión documental o personas con conocimientos técnicos;
  • Bastante caro porque de nuevo requiere la instalación del hardware adicional.

Además, si elige la implementación basada en la nube, una persona siempre puede confiar en la atención al cliente profesional. El equipo está listo para responder todas las preguntas relacionadas o corregir los errores 24/7. Pero, en la mayoría de los casos, este software gestor documental pertenece al que es muy simple en la aplicación y no requiere ningún entrenamiento en él.

Si desea almacenar algunos archivos y fotos, consulte mejor las aplicaciones. Si hay un gran flujo de papeleo, opte por un software con copias de seguridad y opciones de recuperación. A veces, una persona puede eliminar cualquier archivo por error. Por lo tanto, un sistema lo salvará de tales eventos al recuperarlo en unos pocos segundos.

Ayuda de ManageMart

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