Para no adelantarse a los esquís, la factura es algo que todas las personas encuentran diariamente. El documento que tiene la tarea principal de controlar la actividad comercial en negocios que involucran a un vendedor y un comprador. Si se habla de un tipo moderno de factura, debe incluir los datos de los artículos, su número, precio, términos de entrega, información del vendedor y, en algunos casos, sus características. Además, algunas facturas contienen la información de un comprador, por ejemplo, si paga con tarjeta de crédito o débito. Este tipo de documentación comercial lleva el carácter legal de la transacción. Por lo tanto, ambas partes pueden garantizarse la confianza en recibir el bien o su reembolso.
¿Cómo crear factura?
Cuando una de las partes, ya sea una empresa o un individuo, desea crear factura online por su cuenta, es necesario consultar un software designado. Por lo tanto, pueden ahorrar tiempo y esfuerzos, y automatizar todo el proceso con unos pocos clics. Por lo general, este tipo de recibo se usa principalmente para entregas internacionales de artículos, pero solo si se trata de una factura de aspecto avanzado que contiene muchos datos. Por lo tanto, se descargará y se enviará al comprador al momento del envío de la mercancía. Echemos un vistazo a lo que debería crear factura profesional:
- Información sobre la empresa exportadora, su nombre legal completo o una abreviatura común;
- Dirección completa;
- Información sobre el comprador, su nombre y dirección;
- Nombre o código del artículo;
- Cantidad;
- Precio de un artículo o precio por artículo junto con el monto total del envío;
- Términos de entrega;
- Número o código del contrato, si corresponde.
Si utiliza un programa para crear facturas, todo se generará automáticamente según las políticas locales o gubernamentales. Otra información sobre los procedimientos de entrega está determinada únicamente por las normas internacionales. Y, por supuesto, dependiendo del país, se generará un precio ya sea en moneda internacional y con su cantidad convertida a dinero local, incluida la tasa o las tarifas adicionales.
En realidad, no es necesario crear factura online manualmente, un ritmo de vida moderno ofrece varias opciones para generarla en línea. Por ejemplo, si recurre a uno u otro proveedor de soft, seguramente tendrá una amplia gama de herramientas que satisfagan las necesidades de diferentes industrias.
¿Cuáles son los tipos de facturas?
Al profundizar en el aspecto comercial del negocio, habrá dos tipos principales de facturas. Por lo tanto, un usuario potencial del programa para crear facturas debe comprender claramente cuál es el propósito principal de su campo. Verifique los tipos más comunes de una factura.
Factura comercial. Este es el mencionado anteriormente cuando un vendedor envía junto con los productos enviados. Incluye la información sobre los términos de la transacción, los datos del remitente y el comprador, y las características de un artículo. ¿Cómo facturar? Solo incluya toda la información posible y finalice el pago.
Factura de proforma. Esta variedad se envía al vendedor solo en el caso de que el monto del pago o las características particulares no estén completamente finalizadas. Después de acordar estas opciones, un vendedor determinará la cantidad final y enviará una factura comercial. Por lo general, tiene menos datos y se sirve principalmente con fines informativos. ¿Cómo facturar? Indique la información disponible, incluida la cantidad aproximada, la cantidad y las características básicas de un artículo.
¿Qué es el software de facturación?
Para operaciones más productivas, las empresas deben crear factura online utilizando herramientas avanzadas. El que automatiza las facturas de pago y se ocupa de su recepción y procesamiento. Tal soft es esencial, especialmente para los contadores y las entidades que trabajan con una gran cantidad de actividades de compraventa. Es por eso que debería tener funciones integradas que permitan a los usuarios minimizar un tipo de trabajo manual. Verifique cómo facturar eficientemente:
- Supervisar el historial de facturas. Dichas herramientas guardan y realizan un seguimiento de todas las transacciones, y crean un archivo separado de cada recibo. Ayudará a los usuarios a informar, verificar la gestión de riesgos y mejorar la relación con un cliente.
- Personaliza las facturas. Cree facturas en línea utilizando plantillas, diseños y logotipos designados para ayudar a las personas a identificar su marca.
- Base de datos de contacto. Además de almacenar el archivo de recibos, realice un seguimiento de los contactos y las credenciales de los clientes habituales y existentes. Por lo tanto, el tiempo dedicado a finalizar los pagos requerirá menos esfuerzos.
- Factor de seguridad Proteja los datos con autenticación de dos factores. Es una práctica común cuando las empresas aseguran la información relacionada con los datos personales de los clientes. Especialmente, se refiere a los métodos de pago y nuevamente a las credenciales. El programa para crear facturas debe poseer algunas medidas de protección para evitar la piratería o el acceso no autorizado.
Además, dicho software tiene una opción de programación. Por lo tanto, un contador puede verificar un día en particular sobre la disponibilidad de pagos o transacciones, e informar eficientemente sobre ganancias o pérdidas.
¿Cómo crear factura a bajo precio?
Si opta por un software gratuito, puede cumplir completamente con esta opción, pero un factor de seguridad se retrasará. Por lo tanto, es mejor elegir herramientas pagas, pero que cuentan con su asequibilidad. En primer lugar, para verificar si una u otra herramienta es compatible con una industria, es importante solicitar una versión de prueba o demostración gratuita del producto. Por lo general, los vendedores permiten a los compradores potenciales probarlo durante 7 días o incluso un mes. Luego, si observa los precios presentados en el mercado, una persona puede encontrar el software de facturación de alta calidad a partir de $10 por mes o usuario.
Nuevamente, no olvide que una serie de características dependen únicamente de los desarrolladores de software. Algunas compañías fraudulentas prometen ofrecer solo capacidades exclusivas, pero no tendrán nada que ver con la realidad. Por ejemplo, es una práctica común cuando un proveedor solicita pagar por adelantado un producto, incluso uno gratuito, pero sólo para revelar características únicas. Y, entonces, un cliente no recibe nada.
Para evitar tales consecuencias, compare los servicios en línea y lea comentarios verdaderos sobre algunos desarrolladores de software. Y, lo más importante, descubra la función de atención al cliente. Al crear factura, no debería haber problemas, pero si lo hay, un equipo de atención al cliente explicará las instrucciones u organizará una presentación sobre la aplicación adecuada del software.