¿Cansado de calcular y monitorear los gastos manualmente? Dicho proceso requiere atención inmediata para evitar sanciones del gobierno y tener una imagen completa de los ingresos actuales o futuros. Hoy, puede reducir este flujo de trabajo aplicando un software de control de gastos designado. ¿Cómo elegir el mejor?
¿Qué es el programa de control de gastos?
Dichos programas tenían como objetivo ayudar a los usuarios a hacer frente a las tareas de contabilidad. Dependiendo de los proveedores y la preferencia del cliente potencial, existe un programa de tarea única que se ocupa únicamente de la emisión de cheques o uno de tareas múltiples que abarca muchas opciones. Por ejemplo, un usuario puede administrar fácilmente facturas y sincronizar gastos con bancos e informes. Como resultado, su objetivo principal es la automatización y, en consecuencia, las tareas manuales anteriores ahora están informatizadas.
Además, debes aplicar el app control de gastos a:
- Reducir gastos innecesarios de la empresa;
- Mejorar el cumplimiento de las instalaciones bancarias y gubernamentales;
- Mejorar la rendición de cuentas;
- Tener visibilidad en tiempo real de las ganancias;
- Aumentar la productividad de los trabajadores.
Y, más adelante, los departamentos ahorran mucho esfuerzos y se ven privados de tareas rutinarias. Por lo tanto, será útil para los empleados que quieran presentar sus gastos y los administradores que quieran revisarlos rápidamente.
¿Qué opciones pueden ayudar al control de gastos de la empresa?
A veces, puede ser un desafío cuando tienes que elegir el soft adecuado, especialmente cuando tiene muchas opciones. Para facilitar este proceso, aquí está la guía definitiva con las principales características que se consideran imprescindibles cuando se desea controlar todo.
Gestión de gastos independiente del dispositivo. Permite que tanto los empleados como los ejecutivos presenten sus gastos mientras viajan desde cualquier dispositivo. Además, se beneficia al permitir a los aprobadores acceder y recuperar los gastos para su posterior procesamiento. Esta opción reducirá radicalmente el tiempo necesario para el reembolso y ayuda a eliminar la actividad de fraude.
Un proceso automatizado de archivar los gastos. Permite a los empleados tomar directamente una fotografía de los recibos y adjuntarla o cargarla al sistema. Una vez hecho, la aplicación de control de gastos permitirá extraer elementos de datos. Del mismo modo, los ejecutivos o administradores pueden tener una visión general de los informes desde una plataforma designada y luego administrarlos.
Integraciones con otro software. Simplifique y agilice todo el proceso de control de gastos conectando QuickBooks u otros programas existentes. Para mayor comodidad, solo los compradores eligen los recursos para la integración. Por lo tanto, pueden ser herramientas para la conciliación bancaria, la contabilidad, la facturación e incluso el cumplimiento tributario.
Cumplimiento de políticas en tiempo real. Puede ver el cumplimiento de la política en reclamos de gastos reportados. En el caso, un informe viola una política, un sistema lo resalta de inmediato y el aprobador y el empleado reciben una notificación para editarlo. Puede ahorrar mucho tiempo y, al mismo tiempo, brinda transparencia a los errores más comunes.
Pistas de auditoría. Si la función anterior le brinda información sobre una violación, puede averiguar los motivos. Después de hacer modificaciones, va directamente al administrador para su verificación. Además, para una mayor transparencia, esta app control de gastos permite al usuario obtener pruebas documentadas para informes adicionales.
Análisis de datos. Averigüe dónde hay demasiados gastos y dónde puede gastar más sin afectar demasiado el presupuesto. Además, puede haber una función de previsión de gastos. Por lo tanto, para tener una visión de los gastos que tendrá una empresa el próximo mes, los análisis pueden crear gráficos, encuestas y calcular ganancias y pérdidas aproximadas.
Para comprender cuál es el relleno de un programa, opte por una versión de prueba o demo gratuita de los productos. Minimiza en gran medida las posibilidades de encontrar pícaros o tener características que son incompatibles con su industria.
¿Cuáles son los servicios relacionados con la app control de gastos?
Para obtener mejores resultados, algunos proveedores ofrecen servicios adicionales para el software. Y, ahora puedes ver tales integraciones.
- Software de gestión de viajes. Ayuda a las pequeñas empresas que a menudo manejan viajes de negocios. Ofrece encontrar las mejores opciones de viaje y, en algunos casos, incluso reservar. Más adelante, las confirmaciones recibidas o los recibos electrónicos pueden ser utilizados por los empleados para presentar los informes.
- Contabilidad y ERP. También puede rastrear o administrar los costos de viaje relacionados con el trabajo. Las empresas tendrán una idea de cuánto gastar en viajes y qué costos fueron esenciales e impactaron el presupuesto.
- Seguimiento de kilometraje. Se centra en los gastos de transporte, especialmente el relativo a los automóviles o camiones de la empresa. De lo contrario, un empleado puede presentar los gastos en combustible o mantenimiento, y obtener un reembolso si dicha opción está disponible. Por lo general, la compañía reembolsa la cantidad por milla, por lo que debe realizar un seguimiento preciso del kilometraje.
¿Cuáles son los beneficios adicionales del app control de gastos?
Si una empresa quiere la mayor eficiencia, vale la pena recurrir a la implementación basada en la nube de esta aplicación de control de gastos. En comparación con otros tipos, es muy asequible y cuenta con conveniencia. Otros bonos son:
- Tiene una nube privada para administrar los recibos, y solo los usuarios con acceso otorgado pueden recuperar esos datos confidenciales;
- La alta seguridad ayuda a estar seguro de que todos los datos están protegidos;
- Solo usted elige los recursos, en particular, el hardware y las aplicaciones integradas;
- Escalabilidad. Extienda el número de usuarios sin ningún límite;
- Fácil de usar. Por lo general, los proveedores de software de control de gastos ofrecen una interfaz amigable y se mantienen en contacto con los compradores 24/7.
Junto con eso, si utiliza una función para tomar una foto de los recibos, un sistema en la nube guarda directamente los registros de todos los archivos adjuntos en un depósito seguro de archivos. Por lo tanto, cuando finaliza un año o mes financiero, puede tener una visión general de la documentación anterior y generar el informe. Especialmente, ayuda para la reconciliación bancaria.
Y una ventaja más es que tales sistemas siempre tienen muchas opciones de divisas disponibles. Junto con el dólar y el euro, puede descargar o configurar la moneda adicional y, si es necesario, incluso un idioma para informes futuros.
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