¿No puede manejar los gastos relacionados con las operaciones relacionadas con el trabajo? Llegará un software informe de gastos que ayudará a los buscadores a gestionar esta actividad. No es raro que una empresa solicite a sus empleados informes de gastos que les ayuden a reembolsar los costos relacionados, por ejemplo, con gas o comida. De lo contrario, algunas empresas usan este informe para rastrear los costos y gastos del proyecto relacionados con la participación de los equipos.
¿Qué es el software de informe de gastos?
Este software funciona principalmente mediante el seguimiento de los gastos relacionados con el negocio. El informe de gastos avanzado debe incluir las compras necesarias para ejecutar un negocio rentable. Se trata de estacionamiento, comidas e incluso instalaciones del hotel. Además, para rastrear esta actividad, es posible recurrir al software de contabilidad o contabilidad. O, usando plantillas de Word y Excel.
Otras tareas de este software son simplificar el reembolso de gastos y la conciliación de los procesos. Elimina el uso de papel, minimiza los errores manuales y priva a los empleados del ajetreo innecesario alrededor de los papeles. Con un ritmo de vida moderno, una persona simplemente puede tomar fotos de varios recibos y adjuntarlos a la aplicación. Por lo tanto, el seguimiento puede ocurrir regularmente, y al final del mes financiero, no habrá desequilibrio. Además, el informe de gastos beneficiará no solo a las empresas, sino que también es bueno para fines personales.
¿Como funciona?
Cuando se utiliza un software informe de gastos designado, todo el proceso de reembolso puede realizarse en 4 pasos. En primer lugar, envíe el informe con todos los detalles. Por ejemplo, si un empleado desea obtener una compensación por gastar dinero en una comida fuera de la empresa pero relacionado con las horas de trabajo, debe incluir todos los detalles. Cuándo y dónde tomó la comida, y es necesario adjuntar la captura de pantalla del recibo. Luego, proceda al procesamiento del informe de gastos. Con un sistema automático de soft, lleva unos minutos. El siguiente paso es el reembolso real. Un departamento financiero puede hacerlo de varias maneras, como transferir los fondos a la cuenta bancaria del empleado o dar un cheque de pago. Y, la última etapa concierne directamente al departamento financiero. Analizan el reembolso y trabajan en las decisiones de gastos.
¿Cómo debería ser el informe de gastos de una empresa?
Debe contener las siguientes columnas:
- Fecha de compra. Debe ser el día de pago exacto sin involucrar pedidos anticipados;
- Un vendedor que vendió el producto. O bien, puede ser un proveedor o un tercero que proceda con la transacción del pago;
- Un comprador que compró el artículo. La información sobre el cliente. Si paga con una tarjeta de crédito/débito, habrá un párrafo que contiene el nombre y el apellido;
- Un proyecto donde se solicitará el artículo. O puede ser industria;
- Número de cuenta;
- Notas donde se mencionan características diversas;
- El importe total, incluidas las tarifas, impuestos o cargos adicionales.
Para generar este tipo de informe de gastos de una empresa de aspecto profesional, una persona puede recurrir a herramientas gratuitas o aplicar una aplicación paga. Además, si busca en línea, hay diferentes ejemplos de informes de gastos, por lo que una persona puede primero recurrir a su reconocimiento. O incluso él puede descargar una plantilla lista para usar, y solo indicar sus datos.
¿Cuáles son las principales características del software?
El número de capacidades depende únicamente del proveedor. Pero, los más comunes encontrados con diferentes desarrolladores de software son:
- Integraciones de tarjetas de crédito/débito. Permitir que los cargos se envíen automáticamente al perfil del usuario. Un informe profesional de gastos de la empresa debe aceptar una variedad de tarjetas de crédito y débito. Cuidado, las aplicaciones gratuitas sólo admiten Visa y Mastercard. Una vez que se aprueba esta integración, todas las transacciones fluyen directamente a la página de contabilidad del informe de gastos.
- Gestión de recibos. Tome fotos o capturas de pantalla de todos los recibos o use OCR para leer o compartir los datos del recibo. Después de eso, generar los bienes de línea de gastos.
- Optimización móvil. Junto con la captura de fotos desde un dispositivo móvil, es posible trabajar mientras viaja simplemente ingresando a la nube o descargando una aplicación designada.
- Herramientas de cumplimiento de riesgos. Cumpla con las normas gubernamentales y haga que el informe de gastos de una empresa sea más preciso.
- Analítica. Obtenga una visión completa de los gastos y reciba asesoramiento del sistema sobre cómo ahorrar dinero.
Para elegir el mejor software informe de gastos, es aconsejable preguntar a los proveedores sobre una versión de prueba o demostración gratuita.
¿Cómo elegir el mejor informe de gastos?
Como se mencionó anteriormente, los compradores potenciales primero deben descubrir la opción de prueba gratuita del producto. Por lo general, los vendedores permiten a los buscadores probar el soft durante la primera semana o incluso un mes. Durante este tiempo, es posible comprender las capacidades y descubrir si es compatible con una industria. Luego, un buscador también puede preparar una lista de preguntas que le ayudarán a comprender qué esperar de la herramienta. Consulte las siguientes preguntas:
- ¿Cómo puede una persona hacer una copia de seguridad de los datos? Especialmente, gire a la función de recuperación. Por ejemplo, si un informe de gastos se eliminó permanentemente, aprenda las formas de recuperarlo de una papelera de reciclaje.
- ¿Qué es un factor de seguridad? Dichos informes pertenecen a datos confidenciales. Por lo tanto, debe haber herramientas de protección para asegurar la información. Moderno soft contiene la autenticación de dos factores.
- ¿Qué es el soporte al cliente? Un usuario debe tener la oportunidad de contactar al equipo de soporte 24/7. Las herramientas gratuitas generalmente enfrentan retrasos y provocan varios errores.
- ¿Hay herramientas de cálculo? Para contar los gastos o ganancias, por supuesto, no hay forma de evitar las calculadoras. Aprender cómo los proveedores tratan con esta opción.
- ¿Es compatible con integraciones de PayPal, cuadrado? Una persona tiene que preguntar personalmente sobre integraciones con aplicaciones ya utilizadas.
Además, los buscadores potenciales también pueden referirse a otro enfoque. Deben elegir al menos 5 proveedores de software informe de gastosy hacer una tabla comparando sus servicios. Por ejemplo, compare el precio, las características, el tipo de implementación, las opciones de actualización y la opción de prueba gratuita. Luego, descubra los precios y tenga una idea de la herramienta de necesidades de la compañía correspondiente.